Primero obtener información necesaria sobre el cliente y el entorno. Nos aseguramos que entendemos la solución requerida por el cliente, luego profundizar en el conocimiento de nuestros interlocutores, el/los compradores/es. Planificar y establecer las lineas de base del proyecto, esta fase es primordial, es donde cuantificamos recursos, riesgos, beneficios... etc. Y tambien se establecen los mecanismos de aceptacion, control y seguimiento. En definitiva se elaboran todas las lineas de base del proyecto. Luego, proponemos un marco legal para la colaboracion entre ambas partes. Establecemos compromisos y obligaciones, de cara al cliente y a nuestra propia organización. Seran sujetos a la negociación posterior a la presentación de la oferta. Luego, comenzamos a gestionar adecuadamente las expectativas del cliente, concretamente que es lo que espera el cliente de este trabajo y que es lo que acorde al precio, tecnologia, recursos, etc., va a obtener. Es muy importante evitar la sobreventa, ya que nos situará en un escenario de expectativas erróneas, con lo que el proyecto posterior producirá con toda probabilidad instatisfacción en el cliente. A pesar de cumplir lo que estrictamente hayamos ofertado, el cliente podía esperar algo más, debido a una sobreventa erronea en esta fase.
Demostrar nuestras capacidades de realizar el proyecto con éxito, no solo por la calidad de los planes del proyecto planteados, sino referenciado si es necesario trabajos similares y/o referencias de clientes. Se deben vender los planes, pero también la experiencia y confiabilidad. Comunicar con eficacia mi propuesta. ¡Persuadir es el elemento clave! No solo demostrar que se puede resolver el problema, sino que se puede resolver mejor que otros. Y la comunicación comprende parte escrita y oral. Preparar la negociación de la oferta, planteando escenarios “what-if” (que pasa si?); distintas alternativas que el cliente puede considerar en el balance de alcance, tiempo, coste, calidad, riesgos... se trata de preparar una negociación técnica y económica conjuntamente.